Bon nombre d’entreprises de petite et moyenne taille ne formalisent pas certaines étapes importantes de leur vie. Si cette manière de procéder peut fonctionner en pratique lorsque tout va bien au sein de l’entreprise et qu’aucun changement n’est prévu, elle peut poser problème, notamment en cas de volonté de vente de l’entreprise ou de litige entre actionnaires.
La présente fait état d’un bref aperçu des éléments qui devraient à tout le moins faire l’objet d’une formalisation écrite au sein d’une PME.
- Formalisation de séances du Conseil d’administration
Il n’est pas rare en pratique, lorsque le Conseil d’administration d’une société est composé de deux ou trois actionnaires travaillant ensemble, que formellement aucune séance du Conseil d’administration ne soit tenue. Une telle manière de procéder viole sur le principe les statuts de la société qui prévoient généralement que le Conseil d’administration doit se réunir au moins quatre fois par an et que ses décisions doivent être protocolées dans un procès-verbal de séance du Conseil d’administration.
L’intérêt de la formalisation de la séance du Conseil d’administration n’est pas tant le respect des dispositions statutaires que d’assurer la traçabilité des décisions prises par le Conseil d’administration et le suivi de celles-ci. Il est à cet égard recommandé à tout administrateur de société de veiller à la bonne traçabilité d’une prise de décision par le Conseil d’administration.
- Formalisation des assemblées générales ordinaires et extraordinaires
Bien que les entreprises tiennent généralement une comptabilité, révisée ou non, on constate régulièrement que les assemblées générales ordinaires qui devraient être tenues dans les six mois suivant la fin de l’exercice comptable ne sont pas tenues, respectivement que les assemblées générales ordinaires de la société ne font l’objet d’aucun procès-verbal.
Si un tel procès-verbal d’assemblée générale est en principe nécessaire lors de changement de membres du Conseil d’administration, il peut arriver qu’aucun procès-verbal d’assemblée générale ne soit établi lorsqu’une modification au registre du commerce n’est pas requise. L’approbation des états financiers d’une société étant un élément fondamental d’une entreprise et des droits de l’actionnaire, il paraît absolument indispensable et il est même obligatoire selon les statuts de la société, d’établir un procès-verbal d’assemblée générale ordinaire. Ceci est d’autant plus vrai lorsque l’assemblée générale décide du versement d’un dividende aux actionnaires. En outre, toute assemblée générale extraordinaire au cours de l’année devrait également faire l’objet d’un procès-verbal.
- Formalisation du transfert d’actions et autres contrats
Certaines sociétés ne formalisent pas systématiquement les contrats qu’elles peuvent passer ou que les actionnaires ne formalisent pas les contrats passés entre eux. Nous pensons ici par exemple au contrat de vente d’actions entre actionnaires d’une société anonyme ou à des arrangements oraux entre actionnaires qui devraient faire l’objet d’une convention d’actionnaires. A nouveau, si une non-formalisation peut ne pas causer de problème, elle représente un risque en cas de vente d’une entreprise (car les documents n’existeront pas) ou en cas de conflit entre actionnaires. Il est à notre sens fondamental de formaliser ce type de contrats conclus entre les actionnaires d’une société. Il en va de même des contrats de prêt qui pourraient être passés entre un actionnaire et la société.
- Tenue du registre des actions et liste des ayant droit économiques
La société est dans l’obligation de tenir un registre des actions et une liste des ayants droits économiques. Nous constatons que bien souvent ces documents font défaut au sein des sociétés alors qu’ils sont obligatoires. Le registre des actions et la liste des ayants droits économiques permettent non seulement d’assurer une traçabilité, principalement dans la modification de la composition de l’actionnariat de la société, mais également de s’assurer du respect par la société des nouvelles obligations en matière de transparence dans l’actionnariat résultant du GAFI (Groupe d’Action Financière). Ces documents sont en outre demandés en cas de volonté de vente de l’entreprise.
- Conclusion
En conclusion, il peut être retenu que si l’entrepreneur fournit en principe les efforts nécessaires à la bonne tenue de la comptabilité de la société, il n’en va souvent pas de même concernant les documents sociaux de la société ou certains contrats. L’entrepreneur devrait toutefois veiller à une formalisation des séances du Conseil d’administration (ne serait-ce que pour une question de traçabilité des décisions et du processus décisionnel) et des assemblées générales de la société par l’établissement de procès-verbaux. Il devrait également s’assurer que les contrats les plus importants (vente d’actions, convention entre actionnaires ou prêts) sont formalisés. Nous recommandons dès lors à tout entrepreneur de veiller à la bonne formalisation des documents sociaux et autres contrats, et ce dans le respect des statuts de la société.
